La gestión de proyectos involucra básicamente: el proyecto en sí, los riegos, objetivos y el patrocinador. El proyecto tiene como característica su temporalidad, es decir, tiene fecha de inicio y fin, diferente de los procesos internos dentro de la empresa. La constante confusión entre ambas definiciones es lo que lleva al fracaso y riesgos desnecesarios en un proyecto.
Riesgo es todo evento que impacta el proyecto tanto positivamente – como una nueva oportunidad de negocios – como negativamente.
Los entregables (deliverables) son los documentos, prototipos, productos y todo lo demás (como un entrenamiento o homologación) que el proyecto debe presentar al terminarse.
El patrocinador (sponsor) es quien apoya el proyecto dentro de la organización; puede ser el director que autoriza los pagos o el gestor que interviene con la dirección, por ejemplo. Lo importante es que esta figura apoye el proyecto tanto económicamente como políticamente, garantizando recursos y tiempo del personal cuando necesario.
Los interesados (stakeholder) del proyecto pueden ser tanto el patrocinador, como los miembros del equipo que ejecutan este proyecto, los usuarios y clientes que demandan el producto que el proyecto entregará.
Para que el proyecto ocurra dentro de los patrones previsibles es necesario que sea desarrollado dentro de una metodología de trabajo, un conjunto de procesos, documentos y reglas para su ejecución. La empresa puede disponer un conjunto de reglas preestablecidas que el proyecto puede usar para crear su metodología propia.
Es importante definir los objetivos e intermediarios. Los marcos (milestones) del proyecto son los eventos que completan una etapa. Este concepto es interesante para crear visibilidad y motivación dentro del desarrollo del proyecto.
El cronograma (shedule) es la secuencia de fechas de ejecución de las actividades necesarias para realización de las estrategias del proyecto.
El WBS “Work Breakdown Structure” es un documento con detalles de todas las actividades del proyecto. El presupuesto (budget) es la relaciónde los costes asociados a las tareas específicas en el WBS.
Las mejores prácticas (best practices) son un conjunto de procedimientos entendidos como ideales para realización de determinada actividad.
En una gran organización con experiencia en la gestión de proyectos, es normal encontrar con un PMO (Project Management Office), un grupo de que ejerce desde los entrenamientos y unificación de metodologías hasta la efectividad de la gestión de un proyecto.
La existencia de un PMO señal una empresa madura en este tipo de gestión, que busca establecer una mejor optimización de los recursos, aumento de la calidad de la gestión basada en la especialización de las funciones.
