No hay formula precisa para la gestión de proyectos, los caminos que se toman dependerán básicamente de los objetivos que se aspiran lograr. La gestión de proyectos es la combinación de herramientas y técnicas que buscan optimizar las actividades internas de una empresa, crear un producto o servicio, así como solucionar los problemas de un cliente.
Toda gestión de proyectos pasa por diferentes etapas, responsables por la obtención de las metas basadas en la necesidad del cliente, sea el cliente externo o interno. Es como la gestión de una pequeña empresa dentro de la empresa que trata asuntos específicos con resultados muy definidos.
Sin estos pasos muy bien planeados y la utilización de herramientas adecuadas es imposible cumplir los plazos y definir la viabilidad de estas actividades. Toda gestión de proyecto empieza básicamente con los objetivos que se espera alcanzar; desde la posibilidad de llevar a cabo esta idea hasta los recursos necesarios para que su cumplimiento ocurra dentro de los plazos y sin afectar negativamente los miembros del mismo.
La gestión de proyecto contará con un programa que controlará la realización del trabajo de acuerdo con el tiempo disponible. También definirá la estructura, costes, riesgos, plazos y profesionales expertos involucrados en el proceso, responsables por hacer realidad cada ítem del proyecto.
Serán necesarias herramientas, softwares y sistemas de comunicación que registrarán la evolución del proyecto. Actualmente, además de un equipo calificado para gestión de proyecto (que puede estar compuesto por varios miembros o por un único responsable) es muy importante el uso de softwares que facilitan los avances diarios rumbo a las metas. La implementación de estos programas debe realizarse fácilmente y ofrecer a los participantes, y también clientes, acceso a las informaciones y logros obtenidos.
Diferente de la gestión de las actividades comunes y rutinarias de una empresa, como segmento de ventas o recursos humanos, la gestión de proyectos tiene fecha de final. El equipo de ventas, por ejemplo, estará siempre en constante aprendizaje, agotando a cada día sus esfuerzos para mejorar sus resultados en cuanto la gestión de un proyecto termina cuando se alcanza los objetivos deseados y planeados en un principio, cuyo tiempo puede tardar pocos meses hasta muchos años, dependiendo de la complejidad del mismo.
El resultado esperado al término de un proyecto es algo “palpable”, que puede ser desde un producto o bien específico hasta un recopilatorio de informaciones necesarias para una investigación.
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