La gestión documental o gestión de documentos es básicamente una solución para consultar y organizar documentos en formato electrónico. Toda la información estará almacenada y podrá ser intercambiada entre los usuarios de una aplicación específica; es una excelente forma de compartir documentos de forma rápida, facilitando el desarrollo de varios procesos dentro de una organización.
La gestión de un documento es realizada en dos fases; primeramente el documento es recibido y pasa por una etapa de desmaterialización, es decir, será convertido en digital dejando de existir físicamente.
El proceso de digitalización de un documento ofrece innumerables ventajas para una empresa, como por ejemplo, más espacio físico; ya no hacen falta almacenes enormes para abrigar archivos rellenos de papeles. Los documentos en formato electrónico son encontrados y pesquisados más fácilmente, con la ayuda de un browser.
La seguridad e integridad de estos documentos también es una gran ventaja, una vez que estos archivos estarán protegidos por un backup que permitirá la recuperación en el caso que ocurra algún problema con el sistema. Antiguamente, era muy común la pérdida definitiva de archivos debido a incendios o desastres naturales.
Una vez que el documento ya esté en formato electrónico, pasará por una etapa clasificatoria que definirá su publicación, distribución, reenvío y desuso. El documento también estará disponible en un índice dentro de un buscador, por el cual podrá ser encontrado siempre que sea necesario.
La gestión documental ofrece a las empresas un aumento en su productividad, ya que reduce el tiempo de búsqueda u organización de archivos y uniformiza los procesos dentro de la organización. Los ahorros económicos también son una ventaja, ya que hay reducción del consumo de papel en la empresa, así como la reducción de espacio físico, ya que no existe necesidad de grandes salas de archivos.
Además, los documentos y procesos están siempre disponibles, independiente de la ubicación desde la cual el usuario acceda a la aplicación.
La gestión documental está presente en todas las empresas, sea en papel o en formato electrónico. Este tipo de gestión se aplica a diferentes segmentos dentro de una organización, como el área administrativo y financiero, área de calidad, producción, jurídica, atención al cliente, marketing, desarrollo, recursos humanos, entre otros.
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