Antes de entender el concepto de gestión de proyectos es necesario entender en qué consiste realmente el término “proyecto”. Es común decir que alguien está desarrollando o planeando un proyecto. ¿Pero que es un proyecto?
Un proyecto es básicamente una iniciativa, una idea única, sea para el producto que será creado, para el cliente, para las personas involucradas o cualquier otro factor. Todo proyecto cuenta con objetivos claros, bien definidos y con una fecha para terminar. La organización de un evento, el desarrollo de un software o la realización de un viaje pueden ser considerados proyectos, una vez que son iniciativas, con metas definidas, programación, fecha de comienzo y fin.
Siendo así, la gestión de un proyecto consiste en administrar, coordinar o planear su desarrollo, aplicando diversas técnicas, conocimientos, experiencias y habilidades para garantizar el éxito de sus resultados. Esta gestión conlleva varias etapas y procesos que empiezan con el planeamiento, pasan por la ejecución y actividades de control para llegar a su final.
Algunas de las áreas de conocimiento para realización de una buena gestión de proyectos es la gestión de los costes, por ejemplo, que se trata de obtener la estimativa de costes y creación de presupuestos y técnicas especificas. La gestión de los riesgos también hace parte de un proyecto e involucra la identificación, clasificación, priorización de riesgos, así como definición de soluciones para cada situación que envuelve un riesgo.
Otras gestiones que hacen parte del área de conocimiento son la gestión integrada, gestión de los plazos, recursos humanos, calidad, comunicación y adquisiciones.
El gestor del proyecto, así como lo colaboradores cuentan normalmente con diversas técnicas y herramientas para auxiliar la realización del proyecto, dentro del cronograma y calidad deseados. Los softwares de gestión son los mejores aliados de un proyecto, ya que permiten monitorear todas las actividades relacionadas a su desarrollo, acompañan y coordinan los trabajos grupales, controlan los flujos de información y dominan diversas áreas, como la gestión de los costes o retrasos.
En varias ocasiones la gestión de proyectos cuenta con softwares específicos que van integrados con el ERP y CRM de la empresa ofreciendo mejores resultados.
Además de softwares potentes, un planeamiento correcto para una idea concisa, el equipo involucrado debe contar con diversas habilidades especificas respaldado por un líder, un gestor de proyectos, capaz de direccionar el trabajo, motivar y comunicar.
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